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网易企业邮箱四大强力功能详解,指出对企业的好处

发布时间:2019-03-07 10:15

   

    邮箱现在已经是大部分企业所必备的应用软件之一。企业邮箱的优势已经非常明显,笔者在这里也不做过多阐述。笔者这里主要对一些产品的具体功能进行测试与分析,以帮助大家选择一款合适自己的企业邮箱产品。首先笔者会对网易的企业邮箱进行测试。
 
    一、群发单显功能,提高群发的私密性
 
    在日常工作中,群发是一项非常常见的功能。如企业开发了一个新产品,需要将这个产品的信息发送给多个客户。再如,采购需要一个原材料的报价,也要将报价的内容发给多个供应商。此时用户有两种做法。一是给每个客户或者供应商都发一封邮件。另外一种做法就是通过群发的方式,来向多个客户或者供应商发送邮件。显然,通过群发的操作,会便捷许多。不过群发也会带来一定的问题。如普通的群发,收件人可以看到所有的收件人信息。这显然与用户的本意是不同的。用户希望通过群发功能来发送邮件,但是收件人看到的收件人地址只是自己的,其他收件人的地址看不到。
    网易的企业邮箱显然考虑到了这方面的内容。其邮件群发中,有一个群发单显的功能。如上图所示,当用户需要群发邮件给客户或者供应商时,可以点击按钮“使用群发单显”功能,来群发邮件。当使用这个按钮来群发邮件时,收件人看到的只是自己的地址。
 
    这里需要注意,一定要使用这个按钮来群发邮件,才能够起到“群发单显”的效果。如果在收件人地址栏中直接输入多个客户地址,那么就是普通的群发功能,即收件人可以看到群发邮件中所有的收件人地址。在使用过程中,这是需要特别警惕的。
 
    二、超大附件,便于文件的传输
 
    随着网络速度的提升,大附件的邮件传输也变为了可能。现在大部分企业都采用的是光纤接入,其网络速度得到了很大的提升。这就会大附件的传输提供了必备的条件。在传统的邮箱应用中,向工程图纸等等,几百兆的大附件邮件是无法通过邮箱来传输的。如果要发送给客户,那么只能够通过光盘刻录、再邮寄等方式,或者建立FTP服务器等等手段。无论采用哪种手段,都不是很方便。
 
    为此在新的应用环境中,就要求企业邮箱有大附件传输的功能。普通电子邮件在发送附件时一般只能发送20M(网易企业邮箱 目前支持100M),而更大的文件如工程图纸等,是无法通过普通电子邮件的附件携带的。 网易企业邮箱 的超大附件功能,可上传总计不超过2G的多个大型文件并发送,其中单个文件最大不超过2G。超大附件发出后,以超链接形式支持任何邮箱帐号的收件人进行下载,不会占用发件人和收件人的邮箱容量和网盘容量。超大附件功能不仅可将大型文件发送给收件人,还方便企业用户存储超大文件的办公需求:超大附件上传后有效期虽为15天,但支持无限次数续期,只要在到期前进行续期,该文件将一直保存下去。如下图所示。
    虽然系统提供了这个大附件的传输功能,但是在实际工作中,大附件的上传速度比较慢,根据企业网络状况的不同,其所需要的时间也有所不同。而且对方在下载这个大附件时,也需要耗费比较长的时间,对于超大附件,用户一定要记得及时续期,以免文件在15天后被删除。
 
    三、加密邮件,提高邮件的安全性
 
    在日常工作中,现在大部分用户都是通过客户端来直接接收与发送邮件的。而且为了工作的方便,在配置上,都会让客户端记住密码。这也就是说,邮件会自动下载到客户端,并且不用密码就可以访问。这就带来了一定的安全隐患。当用户离开时,其他用户可以轻松的看到邮件的内容。这就是一个便利性与安全性之间的冲突。如何来化解这个冲突呢?使用加密邮件的功能,就可以实现。
 
    根据20/80原则,其实用户的邮件,只有20%左右是具有相对的保密要求。而大部分的邮件,都没有这方面的功能。为此用户可能只需要对少部分的邮件实现加密功能即可。发件人在发送邮件时,用户可以指定是否需要对邮件进行加密。如果需要的话,可以点击加密邮件的按钮,然后输入相关的密码。当收件人收到这封邮件时,就会有如下图的警告信息。当然,收件人需要预先得到发件人的密码,才能够打开这封邮件来查看。
    笔者认为,网易在这方面其实还有一定的改善的地方。举一个简单的例子。如网易可以实现让收件人针对特定的发件人来设置加密的措施。如人事经理认为,财务部门发送过来的邮件都是比较机密的,需要进行加密处理。而其他用户发送的邮件,不需要进行加密。此时就可以针对收件人的地址设置一个加密策略。当打开财务人员发送过来的邮件时,需要凭密码才可以访问。其他用户的则不需要。这种强制的措施,就不需要发件人做单独的设置。毕竟人总有疏忽的时候。如果财务人员在发送邮件时,没有通过加密手段来发送,那么就存在一定的安全隐患。为此笔者建议,这个邮件是否要加密,作为收件人来说,也需要有一定的控制手段。可以让用户根据发件人的不同,来决定是否需要对邮件进行加密。
 
    四、安全锁提高存档邮件的安全性
 
    根据用户的操作习惯,往往会将一些重要的邮件利用专门的文件夹来管理。如财务人员,会转门设置一文件夹,来存放每个月的员工工资信息。这个邮件人事部门每月会发送一次。对于大部分企业来说,员工的工资信息都是属于保密的。为此财务人员在收到邮件之后,会将其放到一个“员工工资”的文件夹中,以方便管理。现在用户需要实现的需求是,对这中比较敏感的文件夹采取加密的措施。即阅读这个文件夹中的邮件,需要用户输入密码才可以访问。这就可以避免其他用户非法来阅读这些敏感的文件。
    如上图所示,在网易的企业邮箱中,提供了安全锁的功能。通过这个安全锁,可以对网易邮箱 内的“个人网盘”、“自定义文件夹”等内容进行加密。简单的说,就是设置一个访问密码。用户后续要查看这个这个文件夹时,需要凭合法的密码才可以访问。这在实际工作中,是一种必要有用的保密措施